Hoe zorgt u ervoor dat u als financiële onderneming blijft voldoen aan de voorwaarden die aan de vergunning verbonden zijn? Compliance specialist Charco & Dique legt uit hoe u de vertaalslag maakt van relevante wet- en regelgeving naar uw organisatie.  

Als de AFM of DNB uw onderneming een vergunning verleent, verwachten zij van u dat u doorlopend blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Ook als wetten veranderen en de complexiteit daardoor toeneemt. Voldoet u niet aan al uw plichten? Dan kunnen zij maatregelen nemen, zoals het opleggen van een boete of het intrekken van de vergunning.  

  1. Achterhaal het wettelijk kader

De eerste stap is om na te gaan welke eisen er gelden voor de vergunning die u heeft gekregen. Heeft u bijvoorbeeld een vergunning voor het verlenen van beleggingsdiensten? Dan gelden er onder meer voorwaarden ten aanzien van de zeggenschapsstructuur, het eigen vermogen en de betrouwbaarheid van beleidsbepalers.  

De onderliggende eisen kunnen onder meer zijn vastgelegd in de Wet financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet. Hierbij is het ook belangrijk om rechtstreeks werkende Europese regels en eventuele leidraden van (Europese) toezichthouders mee te nemen. 

  1. Bepaal de reikwijdte voor uw organisatie

Maak een overzicht van de activiteiten, diensten en producten van uw organisatie. Ga na welke regels en bepalingen uit het wettelijk kader uit stap 1 van toepassing zijn op uw specifieke werkzaamheden. Heeft u de reikwijdte bepaald voor uw organisatie? Dan kunt u een legal framework opstellen: een overzicht van wet- en regelgeving die van toepassing is op uw activiteiten, diensten of producten.  

Tip: maak het framework zo overzichtelijk mogelijk door de geldende regels te sorteren op thema. 

  1. Voer een gap-analyse uit

Ga per thema na of het huidige beleid en de procedures van uw organisatie voldoen aan de wet- en regelgeving. Heeft u een beleid ingericht om belangenconflicten te voorkomen? Heeft u een voldoende goed beeld van uw cliënten? De gap-analyse maakt inzichtelijk of uw organisatie voldoet aan alle geldende eisen. 

  1. Zorg dat u volledig compliant bent

Heeft u bij stap 3 ‘gaps’ geconstateerd? Dan dient u deze tekortkomingen op te lossen met concrete acties, zodat u volledig compliant bent. Dat doet u bijvoorbeeld door aanvullende procedures te implementeren.  

  1. Zet in op bewustwording

Creëer draagvlak voor het beleid en de procedures door de bewustwording onder uw medewerkers te vergroten. Maak duidelijk waarom de maatregelen belangrijk zijn. Bijvoorbeeld door de kennis binnen uw organisatie over het belang van bepaalde regelgeving te verhogen aan de hand van trainingen en cursussen.